Wir schützen deine Daten

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts ist die Caritas Graz Seckau, Grabenstr. 39 8010 Graz, Tel. 0316 80150, office(at)caritas-steiermark.at

Bei Fragen zum Datenschutz wende dich gerne per Mail an unser Datenschutzteam über datenschutz(at)caritas-steiermark.at oder postalisch unter Caritas der Diözese Graz-Seckau, Grabenstraße 39, A-8010 Graz, z.Hd. Datenschutzzuständige

Welche Daten werden von uns verarbeitet? Und zu welchem Zweck?

Die Caritas verarbeitet die von dir sowie vom Caritas Projekt bzw. der Einrichtung bzw. der dahinterstehenden Caritas Organisation, in der du aktiv bist, bekannt gegebenen personenbezogenen Daten 

• Name
• Geburtsdatum 
• Kontaktdaten
• Adresse
• Interessen
• Ausbildung
• Beruf und Kompetenzen
• Informationen zur freiwilligen Mitarbeit 
• Kommunikationsverlauf
• sowie von dir freiwillig angegebene Daten besonderer Kategorien (insbes. Gesundheitsdaten und Konfession)

zum Zweck der Vermittlung, Koordination und Evaluierung von Freiwilligenarbeit. Zur Ausübung gesetzlicher Sorgfaltspflichten, dem Schutz besonders schutzwürdiger Gruppen wie Kindern, Asylsuchenden, Senior*innen, Menschen mit Beeinträchtigungen, die sich in der Betreuung des Caritas-Projekts bzw. der Einrichtung bzw. der dahinterstehenden Caritas Organisation befinden, und zur Wahrung des berechtigten Interesses von Kindern zum Schutz ihrer sexuellen Integrität und Selbstbestimmung, verarbeiten wir einen Vermerk über die Vorlage und Einsicht deiner Strafregisterbescheinigung auf Basis unseres berechtigten Interesses und dem berechtigten Interesse Dritter (z.B. Fördergeber*innen).

Zum Zweck der Direktwerbung (postalische Zusendung) verarbeiten wir Name, Adresse und Information zur freiwilligen Mitarbeit bis zur Beendigung des Bewerbungsprozesses bzw. der freiwilligen Mitarbeit und darüber hinaus 3 Jahre. Dies erfolgt aus unserem berechtigten Interesse, über aktuelle Angebote und Projekte rund um die Freiwilligenarbeit und die Caritas der Diözese Graz Seckau zu informieren. Der Zusendung kannst du jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Um Befragungen unserer ehrenamtlichen Mitarbeiter*innen für die Qualitätssicherung und Weiterentwicklung der ehrenamtlichen Arbeit durchführen zu können, arbeiten wir gegebenenfalls mit externen Dienstleistern zusammen. Zu diesem Zweck übermitteln wir deine Kontaktdaten, insbesondere deine Email-Adresse an die externen Dienstleister um einen effizienten Ablauf gewährleisten zu können. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Durchführung der Befragung und auf Grundlage einer vertraglichen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Dies erfolgt auf Basis unseres berechtigten Interesses. Wenn du nicht möchtest, dass deine Kontaktdaten für Befragungen an externe Dienstleister von uns übermittelt werden, kannst du dagegen jederzeit dein Widerspruchsrecht geltend machen. Darüber hinaus verarbeiten wir auf Basis deiner Einwilligung bekanntgegebene personenbezogene Daten (Anrede, Titel, Name, Kontaktdaten und Zusendungswunsch) zum Zweck der elektronischen Direktwerbung, um allgemeine Informationen über Aktivitäten und Leistungen der Caritas bzw. Informationen, die deinen Freiwilligenbereich betreffen, zuzusenden.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich – soweit es nicht noch spezifische Rechtsvorschriften gibt – Art. 6 DSGVO. 

Das heißt, wir verarbeiten deine Daten

• sofern du uns deine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO erteilt hast du,
• zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. wenn eine Vereinbarung über freiwilliges Engagement gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO abgeschlossen wurde,
• auf Grund unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO oder
• eine rechtliche Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO besteht (u. a. Steiermärkisches Pflegeheimgesetz, Steiermärkisches Kinder- und Jugendhilfegesetz)

Der*die freiwilligen Mitarbeiter*in bzw. deren*dessen Vertreter*in gewährleistet, dass er*sie Dritte (Angehörige, Vertrauenspersonen), deren Daten er*sie der Caritas bekannt gibt, über die Verarbeitung durch die Caritas als Ansprechperson und/oder Notfallkontakt informiert.

Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage deiner Einwilligung verarbeitet werden, hast du das Recht, die Einwilligung jederzeit schriftlich mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen. Wenn wir Daten auf Basis einer Interessenabwägung verarbeiten, hast du als Betroffene*r das Recht, unter Berücksichtigung der Vorgaben von Art. 21 DSGVO der Verarbeitung der personenbezogenen Daten schriftlich zu widersprechen.

An welche Empfänger*innen werden Daten weitergegeben?

Deine Daten werden an das Projekt oder die Einrichtung bzw. die dahinterstehende Organisation der Caritas der Diözese Graz Seckau in denen eine freiwillige Mitarbeit in Frage kommt bzw. in der du aktiv wirst, zum Zweck der Bewerber*innenauswahl, Einsatzkoordination und Betreuung weitergegeben. Im Falle eines geförderten Projekts bzw. Einrichtung werden Daten an Fördergeber*innen (bspw. Land Steiermark, FSW, BMSGPK, EU-Stellen etc.) zum Zweck der Verrechnung und Nachweis der erbrachten Leistungen weitergegeben. Zur technischen und organisatorischen Unterstützung unserer Verwaltung, IT-Systeme und zur Durchführung von Umfragen bedienen wir uns ausgewählter Auftragsverarbeiter*innen. Im Einzelfall werden Daten auch an Auftragsverarbeiter*innen im Zusammenhang mit deiner Tätigkeit weitergegeben. Sämtliche Auftragsverarbeiter*innen sind vertraglich dazu verpflichtet, deine persönlichen Daten vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der Leistungserbringung gemäß unseren Weisungen zu verarbeiten. Ohne eine Bereitstellung und Weitergabe der Daten ist uns die Vertragserfüllung nicht möglich.

Wir geben personenbezogene Daten grundsätzlich nicht ohne deine Einwilligung an unbefugte Dritte weiter. Sofern zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich, setzen wir sorgfältig ausgewählte und vertraglich verpflichtete Dienstleister (Auftragsverarbeiter) ein, die personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag verarbeiten.

Findet eine Übermittlung der Daten ins Ausland statt ?

Für die elektronische Kommunikation sowie die Verwaltung von E-Mails, Kontakten, Terminen und Dokumenten setzen wir Microsoft 365 der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, ein. Dabei werden insbesondere Kontakt-, Kommunikations- und Metadaten verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Vertragserfüllung sowie aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effizienten und sicheren Kommunikation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Microsoft verarbeitet die personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter. Hierzu haben wir mit Microsoft einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen, der Microsoft zur Verarbeitung der Daten ausschließlich nach unseren Weisungen sowie zur Einhaltung angemessener technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen verpflichtet. Die Verarbeitung und Speicherung der Daten erfolgt grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Im Einzelfall kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass personenbezogene Daten im Rahmen von Supportleistungen, Sicherheitsmaßnahmen oder konzerninternen Prozessen auch in Staaten außerhalb des EWR, insbesondere in die USA, übermittelt oder von dort aus darauf zugegriffen wird. Microsoft hat hierfür die sogenannte EU Data Boundary eingerichtet, um Datenübermittlungen außerhalb der EU weitestgehend zu reduzieren. Soweit eine Drittlandübermittlung erfolgt, stützt sich diese auf geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, insbesondere auf die von der Europäischen Kommission verabschiedeten Standardvertragsklauseln sowie ergänzende technische und organisatorische Schutzmaßnahmen von Microsoft. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Microsoft finden Sie unter: 

• https://www.microsoft.com/trust-center
• https://www.microsoft.com/privacy

Eine weitere Übermittlung der Daten in Drittstaaten findet nicht statt.

Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling statt ?

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

Wie lange werden Daten gespeichert?

Die Daten werden für die Dauer der freiwilligen Mitarbeit und deren Abwicklung und Nachbereitung aufbewahrt. Das sind jedenfalls 3 Jahre nach Beendigung der freiwilligen Tätigkeit. Für verrechnungsrelevante Daten gilt dies 7 Jahre. Personenbezogene Daten (insbes. Name, Geburtsdatum und Information zur freiwilligen Mitarbeit) im Zusammenhang mit geförderten Projekten oder Einrichtungen, bei der Betreuung besonders schutzbedürftiger Gruppen oder im Rahmen von Einsatz-, Klient*innen- und Betreuungsdokumentation können auch darüber hinaus für die dort vorgesehene Dauer verarbeitet werden.

Sollte es zu keiner Vereinbarung bzw. Einwilligung zu einer freiwilligen Tätigkeit kommen, werden die personenbezogenen Daten nach 7 Monaten gelöscht. Eine längere Speicherdauer liegt auch vor, sofern dies zur Abwehr, Ausübung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Deine Rechte

Du kannst dich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragten (Kontakt siehe Seitenanfang) oder an die Servicestelle Mitarbeiter*innen und Qualität unter freiwillige(at)caritas-steiermark.at wenden.

Dir stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch bezüglich deiner jeweils personenbezogenen Daten zu.

Es muss darauf hingewiesen werden, dass eine freiwillige Mitarbeit in unseren Einrichtungen und Projekten ohne die Verarbeitung von personenbezogenen Daten nicht möglich ist.

Außerdem besteht die Möglichkeit einer Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde, wenn du glaubst, dass eine Datenverarbeitung gegen das Datenschutzrecht verstößt.